Home » VvE Beheer

VvE Beheer door Delair

Binnen Delair Vastgoedbeheer is jarenlange ervaring aanwezig  in het VvE beheer op de volgende vakgebieden: techniek, bestuur, recht, financiën. Door deze combinatie is Delair Vastgoedbeheer een VvE beheerder met kennis, ambitie en een frisse eigentijdse blik op het beheer van VvE’s. Wij zijn ervan overtuigd dat er behoefte is aan beheerders die verenigingen van eigenaars naast kwaliteit, ook passie voor het vak bieden. Het beheren van vereniging van eigenaars draait om goede communicatie. Dit vraagt om korte en directe lijnen en het nakomen van gemaakte afspraken. Met Delair Vastgoedbeheer werkt u met een u bekend contactpersoon voor uw vereniging die verantwoordelijk is voor het volledige beheer. Delair Vastgoedbeheer is VvE beheer zonder zorgen!

Juridisch en Organisatorisch beheer

Alleen het organiseren van een VvE vergadering is al een uitdaging op zich voor vele (bestuurs)leden. Delair neemt u dit compleet uit handen, draagt zorg voor locatie, agenda, presentielijst en alle bijkomende zaken. Onderstaande zaken zijn vaak aan de orde bij beginnende of reeds lopende verenigingen.

 

Opstarten van de nieuwe, slapende of doorstartende VvE

  • Organiseren oprichtingsvergadering, opstellen agenda en uitnodigen leden;
  • Oprichting vereniging bij KvK of wijziging KvK-registratie
  • Aanvragen of overnemen van het beheer over bankrekening. De bankrekening van de VvE staat altijd op naam van de VvE, niet op naam van Delair Vastgoedbeheer.;
  • Inregeling van mandaten; incassoprocedure, werkmandaten bij onderhoud e.d.;
  • Communicatie omtrent incassering van ledenbijdragen;
  • Advisering bestuursfuncties.

 

Algemene ledenvergaderingen

  • Organiseren van de jaarlijkse ledenvergadering;
  • Het verzorgen van correspondentie omtrent de ledenvergadering (bijv. de uitnodigingen, de agenda, de volmachten, de notulen, gewijzigde ledenbijdrage);
  • Opvolgen van de genomen besluiten en uitzetten actiepunten.

 

Leden administratie

  • Inrichten en bijhouden van de ledenadministratie en het voeren van de bijbehorende correspondentie;
  • Aanleveren van stukken aan makelaars en notarissen en opstellen van eind afrekeningen ten behoeve van de overdracht van een appartementsrecht. N.B. Hiervoor worden door Delair intredings- en uittredingskosten in rekening gebracht bij de koper/verkoper.

 

Verzekeringszaken

  • Contacten met assurantietussenpersoon
  • Behandelen van kleine assurantiezaken (tot €1.500,00) met inbegrip van schadeafwikkelingen die onder de dekking vallen van de door de VvE afgesloten verzekeringen;
  • Klankbord omtrent het verzekeren, en het voldoende verzekerd houden, van het onroerende goed en de daaraan verbonden zaken.

 

Bestuurszaken

  • Advisering bestuur omtrent verenigingsvraagstukken en procedures;
  • Advisering omtrent bijvoorbeeld secretariaatsfunctie voor/van de VvE;
  • Uitvoer & advies omtrent KvK- registratie, bank, notaris en makelaarszaken;
  • Ondersteunen van vereniging van eigenaars, commissies en anderzijds gedelegeerden over procedurele aangelegenheden.

Financieel VvE beheer

Het bijhouden van de administratie van een VvE is vaak een tijdrovende en vervelende zaak, waar u waarschijnlijk niet graag me bezig bent. Bij Delair Vastgoedbeheer nemen we uw zorgen op dit gebied voor onze rekening. Wij regelen de gehele administratie van uw vve. Wij zijn op de hoogte van de actuele wet en regelgeving en sturen waar nodig bij. Tevens onderhouden we contacten met derden en zorgen we voor het bijhouden van uw ledenregister. Kortom, alle vervelende en tijdrovende klussen worden u uit handen genomen.

Van het betalen van rekeningen tot en met het monitoren van een meerjarenonderhoudsplan – dat is het financieel beheer. Wij laten u zien welke uitgaven u in het verleden heeft gehad en hoe de financiële toekomst van uw VvE eruit ziet. Alle inkomsten en uitgaven van uw VvE worden frequent bijgewerkt zodat de financiële administratie altijd overzichtelijk en up-to-date blijft. Hierdoor krijgt u geen vervelende verassingen achteraf en heeft alle nodige inzichten in de financiële situatie van uw VvE.

 

Debiteuren administratie

  • Het opvoeren en incasseren van de aan de VvE verschuldigde maand bijdragen, conform
    vastgestelde begroting;
  • Het opvoeren en innen van extra c.q. aanvullende bijdragen, zoals voorschotten ten behoeve
    van stookkosten en of bijdragen ten behoeve van onderhoud aan het pand en/of aanvulling
    van de reserve van de vereniging;
  • Toezien en bewaken van de achterstanden van eigenaars aan de vereniging.
  • Bemiddeling in het treffen van betalingsregelingen met leden en derden ter sanering van
    schulden aan de VvE;
  • Inzage verlenen in de debiteurenstanden aan het bestuur.

 

 Crediteuren administratie

  • Ontvangen en registreren van de facturen van de VvE, digitaal of per post, en verwerken in
    de administratie van de VvE;
  • Controleren en beoordelen van de facturen en – indien gewenst – ter goedkeuring voorleggen
    aan het bestuur;
  • Het betalen van goedgekeurde facturen vanaf de rekening van de vereniging aan de crediteur;
  • In overleg met de VvE worden eventuele mandaten vastgesteld voor de afhandeling van facturen door Delair.

 

Boekhouding

  • Inlezen van de bankbestanden, toewijzen van inkomende en uitgaande betalingen van
    debiteuren en crediteuren en verwerken in de administratie van de VvE;
  • Het opstellen van de jaarrekening. De jaarrekening omvat een balans en exploitatierekening,
    specificatie van de voor en achterstanden, de betaalde ledenbijdragen, vergelijkingen met
    voorgaande boekjaren en indien van toepassing toelichting op de jaarrekening en balans. De
    jaarrekening wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld;
  • Opstellen van een concept begroting per ultimo het boekjaar op basis van ervaringscijfers met
    de VvE en het werkveld. De begroting wordt vastgesteld door de algemene ledenvergadering;
  • Het ontvangen van de kascommissie en toelichten van de jaarrekening aan de kascommissie
    van de VvE op kantoor van Delair;
  • Beheren van de afzonderlijke, op naam van de VvE gestelde, bankrekeningen;
  • Eventueel aansluiten van financiële boekhouding op de van de voorgaande bestuurder en/of
    administratief beheerder overgenomen administratie;
  • Archivering van administratie met inachtneming van wetgeving hieromtrent.

Bouwkundig (technisch) VvE beheer

Een storing aan het licht, een verstopping of raad en daad omtrent het schilderwerk of de liftkosten. Wanneer het gaat om het beheer van een VvE is het technische beheer vrijwel altijd het eerste waar mensen aan denken. Het is voor iedere eigenaar immers van groot belang dat het gebouw in goede staat is en blijft. Daarnaast wil je 24/7 terecht kunnen met dergelijke zaken en niet altijd de buurman of buurvrouw hiervoor hoeven storen.

Technisch VvE beheer vereist expertise, dat alleen kan worden opgebouwd door jarenlange ervaring in de branche. Daarom is het uitbesteden hiervan een verstandige keuze wanneer u deze expertise mist. Door jarenlange ervaring hebben de medewerkers van Delair veel parate kennis, ervaring en een bijzonder ruim netwerk opgebouwd. Hierdoor kunnen we het technische onderhoud van uw gebouw aanbieden tegen zeer scherpe prijzen en u bij calamiteiten direct ondersteunen. Op deze manier zorgen wij dat uw gebouw haar waarde behoudt en dat u kunt doen, wat u het liefst doet; gewoon lekker wonen.

De belangrijkste onderdelen van een technisch vve beheer zijn:

 

24/7 storingsdienst Delair Vastgoedbeheer

  • Bereikbaar voor spoedeisende zaken – uitsluitend lekkage of inbraak – biedt Delair
    een 24/7 storingsdienst. Buiten kantoortijden krijgt u – via hetzelfde telefoonnummer
    als overdag – een medewerker van de storingsdienst aan de lijn. De storingsdienst
    kan alle inbraakschades, loodgieters- en dakwerkzaamheden afhandelen;
  • Andere zaken dan lekkage of inbraak kunnen per mail of – tijdens openingstijden – telefonisch worden gemeld.

 

Dagelijks technisch beheer

  • Opnemen en beoordelen van (kleine) reparatieverzoeken;
  • Uitbesteden van (herstel)werkzaamheden aan bouwcommissie of aannemers op
    basis van afgesproken mandaat bedrag;
  • Informeren en overleg met bestuur en betrokken eigenaren;
  • Controleren van uitvoering en afhandeling van reparatieverzoeken;
  • Financieel afhandelen van reparatieverzoeken;
  • Snelle afhandelen van storingen, schades en lekkages.

 

Gepland onderhoud

  • Opstellen bestek en/of plan van eisen ten behoeve van uit te voeren onderhoud;
  • Aanvragen van offertes ten behoeve van gepland onderhoud;
  • Offerte selectie en advies, indien gewenst in overleg met het bestuur;
  • Initiëren van planmatige onderhoud wanneer de toestand van het gebouw, bijvoorbeeld gezien het aantal klachten, hier aanleiding toe geeft.

 

Beheer en overzicht

  • Beheer onderhoudscontracten van de vereniging en periodieke herziening hiervan;
  • Indien gewenst (half)jaarlijks overleg met voorzitter en/of technische commissie over
    storing- of klachtenonderhoud;
  • Informeren van de eigenaren, leden en /of derden omtrent noodzakelijk geachte
    onderhoudswerkzaamheden in overleg met voorzitter en/of technische commissie;
  • Afstemmen van begroting en bijdrage op de (lange termijn) bouwkundige kosten van de VvE en doen van voorstellen hierover aan de vergadering;
  • Controleren van ingediende facturen op basis van het bovenstaande.

Contact

Delair Vastgoedbeheer B.V.

Correspondentieadres
Postbus 75389
1070 AJ Amsterdam

Bezoekadres Amsterdam
Assumburg 2
1081 GC Amsterdam

Bezoekadres Almere
Willem Dreesweg 6a
1314 VB Almere

Bezoekadres Purmerend
Koemarkt 51-53
1441 DB Purmerend

Contact
T: 088-2335247
E: Info@delairvastgoedbeheer.nl