Selecteer een pagina

Dienstenpakket

Juridisch/organisatorisch beheer

Alleen het organiseren van een VvE vergadering is al een uitdaging op zich voor vele (bestuurs)leden. Delair neemt u dit compleet uit handen, draagt zorg voor locatie, agenda, presentielijst en alle bijkomende zaken. Onderstaande zaken zijn vaak aan de orde bij beginnende of reeds lopende verenigingen.

 

  • Opstarten van de nieuwe, slapende of doorstartende VvE.
  • Organiseren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
  • Uitvoer & advies omtrent KvK-registratie, Bank, Notaris & Makelaarzaken.
  • Het verzorgen van correspondentie omtrent de ledenvergadering (bijv. de uitnodigingen, de agenda, de volmachten, de notulen).
  • Inrichting en bijhouden van de ledenadministratie en het voeren van de bijbehorende correspondentie.
  • Op inzichtelijke wijze inrichten van administratie en archief (met inachtneming van wetgeving hieromtrent) voor inzage door leden en/of geautoriseerde derden.
  • Opstellen aan de hand van, bij de vergadering vast te stellen, mandaat.
  • Communicatie omtrent incassering van ledenbijdragen.
  •  Advisering bij, het opstellen van het mandaat (ter incassering van de ledenbijdrage).
  • Advisering omtrent bijv secretariaatsfunctie voor/van de VvE.
  • Ondersteunen van vereniging van eigenaars, commissies en anderzijds gedelegeerden over procedurele aangelegenheden.
  • Uitbesteding van servicewerkzaamheden zoals schoonmaakwerkzaamheden.
  • Klankbord omtrent het verzekeren, en het voldoende verzekerd houden, van het onroerende goed en de daaraan verbonden zaken.
  • Behandelen van kleine assurantiezaken (t/m € 1.250,-) met inbegrip van schadeafwikkelingen welke onder de dekking vallen van de door de VvE afgesloten verzekeringen.

Financieel/ administratief beheer

Het bijhouden van de administratie van een VvE is vaak een tijdrovende en vervelende zaak, waar u waarschijnlijk niet graag me bezig bent. Bij Delair Vastgoedbeheer nemen we uw zorgen op dit gebied voor onze rekening. Wij regelen de gehele administratie van uw vve. Wij zijn op de hoogte van de actuele wet en regelgeving en sturen waar nodig bij. Tevens onderhouden we contacten met derden en zorgen we voor het bijhouden van uw ledenregister. Kortom, alle vervelende en tijdrovende klussen worden u uit handen genomen.

Van het betalen van rekeningen tot en met het monitoren van een meerjarenonderhoudsplan – dat is het financieel beheer. Wij laten u zien welke uitgaven u in het verleden heeft gehad en hoe de financiële toekomst van uw VvE eruit ziet. Alle inkomsten en uitgaven van uw VvE worden frequent bijgewerkt zodat de financiële administratie altijd overzichtelijk en up-to-date blijft. Hierdoor krijgt u geen vervelende verassingen achteraf en heeft alle nodige inzichten in de financiële situatie van uw VvE.

 

  • Voeren van een volledige en actuele financiële administratie van/voor de VvE.
  • Opstellen van balans en resultatenrekening per ultimo het boekjaar.
  • Opstellen van een concept begroting per ultimo het boekjaar.
  • Opstellen van een voorstel ledenbijdrage voor het nieuwe/lopende boekjaar.
  • Volgens mandaat incasseren van ledenbijdragen.
  • Beheren van de afzonderlijke, op naam van de VvE gestelde, bankrekeningen.
  • Cash-management van de VvE (rente -en reserverekening).
  • Bewaken en doorbelasten aan de leden en derden van de door de vergadering vastgestelde begroting.
  • Bewaken en innen van anderzijds aan de VvE verschuldigde gelden.
  • Bemiddeling in het treffen van betalingsregelingen met leden en derden ter sanering van schulden aan de VvE.
  • Initiëren van controle door de kascontrolecommissie van kasbescheiden.
  • Eventueel aansluiten van financiële feiten op de van de voorgaande bestuurder en/of administratief beheerder overgenomen administratie.

Bouwkundig (technisch) beheer

Een storing aan het licht, een verstopping of raad en daad omtrent het schilderwerk of de liftkosten. Wanneer het gaat om het beheer van een VvE is het technische beheer vrijwel altijd het eerste waar mensen aan denken. Het is voor iedere eigenaar immers van groot belang dat het gebouw in goede staat is en blijft. Daarnaast wil je 24/7 terecht kunnen met dergelijke zaken en niet altijd de buurman of buurvrouw hiervoor hoeven storen.

Technisch VvE beheer vereist expertise, dat alleen kan worden opgebouwd door jarenlange ervaring in de branche. Daarom is het uitbesteden hiervan een verstandige keuze wanneer u deze expertise mist. Door jarenlange ervaring hebben de medewerkers van Delair veel parate kennis, ervaring en een bijzonder ruim netwerk opgebouwd. Hierdoor kunnen we het technische onderhoud van uw gebouw aanbieden tegen zeer scherpe prijzen en u bij calamiteiten direct ondersteunen. Op deze manier zorgen wij dat uw gebouw haar waarde behoudt en dat u kunt doen, wat u het liefst doet; gewoon lekker wonen.

De belangrijkste onderdelen van een technisch vve beheer zijn:

 

  • Initiëren van planmatige/periodiek onderhoud wanneer de toestand van het gebouw, bijvoorbeeld gezien het aantal klachten, welke daartoe aanleiding geven.
  • Opnemen en beoordelen van (kleine) onderhoudsklachten (calamiteiten) en op basis daarvan (herstel)werkzaamheden uitbesteden aan aannemers.
  • 24/7 storingsservice + netwerk van vakmannen (loodgieters, schilders, dakdekkers etc)
  • Snelle afhandeling van storingen, schades, lekkages.
  • Halfjaarlijks overleg (indien gewenst) met voorzitter en/of technische commissie over storing- of klachtenonderhoud.
  • In overleg met voorzitter en/of technische commissie informeren van de eigenaren, leden en /of derden omtrent noodzakelijk geachte onderhoudswerkzaamheden.Tevens in overleg ondersteuning bij offerte trajecten.
  • (Beperkte) MJOP, te bespreken tijdens de vergadering.
  • Afstemmen van begroting en bijdrage op de (lange termijn) bouwkundige kosten van de VvE en doen van voorstellen dienaangaande aan de vergadering.
  • Controleren van ingediende facturen op basis van het bovenstaande.